Objectifs

L’échange concerne entre 300 et 600 documents.  Lors de celui-ci, il s'agit de renouveler tout ou partie des collections dans la limite du nombre maximal fixé au préalable.

L'échange doit être équilibré : le nombre de documents rendus par catégorie doit être similaire au nombre emprunté.  Vous pouvez utiliser ce tableau [xlsx 15 ko]  pour les livres et ce tableau [pdf88.44 ko] pour la musique pour vous y aider.

Le nombre d'ouvrages empruntés doit également tenir compte d'un taux de remplissage raisonnable des étagères. Les documents prêtés par la Médiathèque départementale, tout comme les collections propres à votre bibliothèque, doivent pouvoir être mis en valeur : leur visibilité conditionne leur emprunt.

Les recommandations sont les suivantes : 30 à 40 documents par m² soit en moyenne 30 documents par tablette pour les collections adulte et 40 pour les collections jeunesse.

Pour tout projet particulier lié aux collections : demandes thématiques, besoin de collections particulières, etc., vous pouvez vous adresser à votre bibliothécaire référent.

Pour les questions liées à la musique, vous pouvez contacter les discothécaires de la Médiathèque départementale.

Pour les demandes thématiques, pensez aux collections musique qui peuvent diversifier votre proposition.

Si vous êtes adhérents @ltithèque, pensez à la complémentarité entre collections physiques et numériques.

Objectifs de l'échange 

• Renouveler votre fonds de collection ;
• Nombre de passages annuels : 2 ;
• Nombre maximal de documents échangés : 300 pour le Master et 600 pour le Bibliobus ;

• Pour le Musibus entre 200 et 400 documents maximum, selon la taille de la bibliothèque.

En amont pour les passages Bibliobus, Master, Musibus

• Réserver un stationnement pour le véhicule de la Médiathèque départementale à proximité de la bibliothèque. Prévoir avec la mairie un arrêté si besoin ;
• S'assurer que le stationnement et l'accès à la bibliothèque sont sécurisés ;
• Fermer la bibliothèque au public le temps de l'échange ;
• Prévoir dans la bibliothèque un espace de travail pour la gestion des retours : 1 ou 2 tables ;
• Si l'accès n'est pas au rez-de-chaussée ou est éloigné, prévoir une aide pour le transport des documents (agent de la mairie ou de la Communauté de Communes).

Où et comment stocker les documents ?

• Mettre les documents à nous rendre en piles sur des tables et classés par catégories (exemples pour les livres : albums, documentaires, romans etc; exemples pour les CD : musique du monde, chanson française, enfants, etc.) ;
• Stocker à part les documents abîmés.

En amont

• Prévoir un véhicule de service avec au besoin un personnel qui sera en charge du transport des documents ;
• Prévoir des cartons, caisses ou sacs solides pour l'échange des documents.

5 semaines avant l'échange, vous recevez avec l’avis de passage, la liste des documents à rendre en priorité.

Pour atteindre le volume conseillé, en plus des documents qui figurent sur cette liste, vous pouvez nous restituer :

• Les documents déjà été lus par de nombreux lecteurs ;
• Les documents présents depuis longtemps dans vos collections et qui n’ont jamais été empruntés.

Afin que l’échange entre les retours et les prêts soit équilibré, nous vous demandons de compter le nombre de documents à nous rendre et d’utiliser le tableau livres [xlsx 15 ko]  et le tableau musique [pdf88.44 ko]  en remplissant bien chaque catégorie de documents.

Attention !

• Pour les séries : veillez à rendre tous les tomes qui composent une série afin que celle-ci soit complète ;
• CD et livres incluant un CD : vérifiez que le CD est bien à l’intérieur du boîtier ;
• Pour les retours des documents empruntés par les écoles et autres collectivités : pensez à les récupérer avant le passage du bibliobus et à remettre les fiches dans les documents si votre bibliothèque n’est pas informatisée.

La navette des réservations sert exclusivement à faire transiter les réservations de documents et les outils d'animations.

L'objectif est de répondre rapidement aux demandes de réservations des lecteurs des bibliothèques.

Organisation pratique de l'échange navette

Les documents sont transportés dans des sacs spécifiquement destinés à cet usage.

Ils sont déposés dans une bibliothèque "relais" qui réceptionne les réservations pour un ensemble de bibliothèques à proximité.

Les horaires sont fixes permettant ainsi aux bibliothèques qui le souhaitent de rendre les réservations qui leur sont demandées et de récupérer celles qu'elles ont demandées dans le même temps.

En tant que bibliothèque "relais", pour que l'échange se passe au mieux :

• Prévoir une place de stationnement accessible en véhicule léger et qui ne comporte pas de danger de stationnement.

La Médiathèque départementale fournit 2 sacs navette à chaque bibliothèque, si vous avez des besoins supplémentaires pensez à solliciter votre collectivité.

Au mois de juin, vous êtes informés des dates et des horaires de la saison navette pour l'année à venir. Voir le calendrier 2024-2025.

Que rendre ?

15 jours avant le passage de la navette, vous recevez la liste des documents réservés par d'autres bibliothèques à rendre impérativement.

La veille de la navette, vous recevez un tableau vous indiquant si vous avez des réservations à récupérer.