Informatiser sa bibliothèque - bdp43

Pourquoi informatiser ?

  • Recherche documentaire améliorée
  • Automatisation des opérations de Prêt/Retour
  • Gestion et édition de statistiques facilitées
  • Edition de bibliographies
  • Rationalisation de la gestion de la bibliothèque
  • Opportunité de réfléchir à une réorganisation de la bibliothèque et à son fonctionnement
  • Accès à un catalogue en ligne pour les usagers (compte-lecteur, réservations, etc.)
  • Développement de nouveaux services à partir d’un portail.
  • Intégration possible dans un réseau de bibliothèques.

 

Informatiser à tout prix ?

L’opportunité d’une informatisation se pose en fonction de certains critères :

  • Importance du fonds (supérieur à 2500 documents).
  • Volume des prêts annuels (supérieur à 2000 documents).
  • Amplitude d’ouverture au public suffisante.
  • Statut juridique de la bibliothèque clairement établi, et autorité de tutelle identifiée.
  • Formation des personnels.
  • Budget d’acquisition annuel de 2€ par habitant.

 

Les préalables à l’informatisation

  • Désherber le fonds à informatiser dans sa totalité.
  • Réfléchir à l’organisation pour la réalisation du projet (répartition des rôles de chacun, étapes de saisie des données et récupération des notices bibliographiques).
  • Réfléchir aux services proposés (Internet, liseuses, tablettes, jeux, etc.).
  • Réfléchir à l'aménagement ou réaménagement des locaux (meubles spécifiques, câblage électrique, informatique et téléphonique, définition du nombre et de la configuration des postes).
  • Réfléchir aux conditions de la mise en place de cette informatisation (fermeture ou non de la bibliothèque, journées de formation au logiciel).
  • Visiter des bibliothèques déjà informatisées et de taille équivalente afin d'évaluer au plus près les avantages et les inconvénients de leur système de gestion.

 

 

Comment informatiser ?

Constitution du cahier des charges

  • Contacter la Médiathèque Départementale (conseil technique sur l'ensemble du projet, depuis la réflexion jusqu'à la mise en service).
  • Etudier le projet en partenariat avec les élus ainsi que son échéancier (réflexion, évaluation du fonctionnement actuel et futur de la bibliothèque).
  • Rédiger le cahier des charges [pdf 110 ko ou Word 102 ko] qui comportera la liste détaillée des fonctionnalités prises en compte par le logiciel, ainsi que les normes de catalogage à respecter (format UNIMARC, norme ISO 2709 et recommandation 995).
  • Faire établir des devis logiciels SIGB [pdf 144 ko]et matériels auprès des fournisseurs.
  • Envoyer le cahier des charges aux éditeurs de logiciels et ou fournisseurs de matériels si marché prévisible en deçà de 20 000 €, sinon suivre les procédures des marchés publics (publicité et mise en concurrence),
  • Inscrire le projet d’informatisation au budget de la collectivité,
  • Mettre en place un échéancier global et préparer les demandes de subventions auprès de la DRAC [pdf 152 ko ou Word 25 ko] et du Conseil Départemental

Réponses des éditeurs au cahier des charges

  • Dépouiller les réponses.
  • Etablir une grille d’analyse comparative (coût de la maintenance annuelle, des mises à jour, etc.).
  • Se renseigner sur l’évolutivité du logiciel, son ergonomie, sa simplicité (ses points forts, ses points faibles).
  • Sélectionner une ou deux offres et s’enquérir d’une démonstration auprès des fournisseurs.
  • Retenir un logiciel en s'assurant du respect des normes et choisir la configuration matérielle.
  • Attendre la délibération du Conseil municipal qui prévoit le plan de financement et sollicite les subventions nécessaires auprès du Conseil départemental, de l’Etat et du Conseil régional.
  • Renvoyer le dossier de demande de subventions à la Médiathèque départementale avec le devis retenu.
  • Renvoyer le dossier de demande de subventions à la DRAC et au Conseil régional si éligibilité.

Prendre contact à la MDHL auprès de Béatrice Valentin pour les différentes étapes de l'informatisation.