Pourquoi informatiser ?
- Recherche documentaire améliorée
- Automatisation des opérations de Prêt/Retour
- Gestion et édition de statistiques facilitées
- Edition de bibliographies
- Rationalisation de la gestion de la bibliothèque
- Opportunité de réfléchir à une réorganisation de la bibliothèque et à son fonctionnement
- Accès à un catalogue en ligne pour les usagers (compte-lecteur, réservations, etc.)
- Développement de nouveaux services à partir d’un portail.
- Intégration possible dans un réseau de bibliothèques.
Informatiser à tout prix ?
L’opportunité d’une informatisation se pose en fonction de certains critères :
- Importance du fonds (supérieur à 2500 documents).
- Volume des prêts annuels (supérieur à 2000 documents).
- Amplitude d’ouverture au public suffisante.
- Statut juridique de la bibliothèque clairement établi, et autorité de tutelle identifiée.
- Formation des personnels.
- Budget d’acquisition annuel de 2€ par habitant.
Les préalables à l’informatisation
- Désherber le fonds à informatiser dans sa totalité.
- Réfléchir à l’organisation pour la réalisation du projet (répartition des rôles de chacun, étapes de saisie des données et récupération des notices bibliographiques).
- Réfléchir aux services proposés (Internet, liseuses, tablettes, jeux, etc.).
- Réfléchir à l'aménagement ou réaménagement des locaux (meubles spécifiques, câblage électrique, informatique et téléphonique, définition du nombre et de la configuration des postes).
- Réfléchir aux conditions de la mise en place de cette informatisation (fermeture ou non de la bibliothèque, journées de formation au logiciel).
- Visiter des bibliothèques déjà informatisées et de taille équivalente afin d'évaluer au plus près les avantages et les inconvénients de leur système de gestion.
Comment informatiser ?
Constitution du cahier des charges
- Contacter la Médiathèque Départementale (conseil technique sur l'ensemble du projet, depuis la réflexion jusqu'à la mise en service).
- Etudier le projet en partenariat avec les élus ainsi que son échéancier (réflexion, évaluation du fonctionnement actuel et futur de la bibliothèque).
- Rédiger le cahier des charges [pdf 110 ko ou Word 102 ko] qui comportera la liste détaillée des fonctionnalités prises en compte par le logiciel, ainsi que les normes de catalogage à respecter (format UNIMARC, norme ISO 2709 et recommandation 995).
- Faire établir des devis logiciels SIGB [pdf 144 ko]et matériels auprès des fournisseurs.
- Envoyer le cahier des charges aux éditeurs de logiciels et ou fournisseurs de matériels si marché prévisible en deçà de 20 000 €, sinon suivre les procédures des marchés publics (publicité et mise en concurrence),
- Inscrire le projet d’informatisation au budget de la collectivité,
- Mettre en place un échéancier global et préparer les demandes de subventions auprès de la DRAC [pdf 152 ko ou Word 25 ko] et du Conseil Départemental
Réponses des éditeurs au cahier des charges
- Dépouiller les réponses.
- Etablir une grille d’analyse comparative (coût de la maintenance annuelle, des mises à jour, etc.).
- Se renseigner sur l’évolutivité du logiciel, son ergonomie, sa simplicité (ses points forts, ses points faibles).
- Sélectionner une ou deux offres et s’enquérir d’une démonstration auprès des fournisseurs.
- Retenir un logiciel en s'assurant du respect des normes et choisir la configuration matérielle.
- Attendre la délibération du Conseil municipal qui prévoit le plan de financement et sollicite les subventions nécessaires auprès du Conseil départemental, de l’Etat et du Conseil régional.
- Renvoyer le dossier de demande de subventions à la Médiathèque départementale avec le devis retenu.
- Renvoyer le dossier de demande de subventions à la DRAC et au Conseil régional si éligibilité.
Prendre contact à la MDHL auprès de Béatrice Valentin pour les différentes étapes de l'informatisation.