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Cataloguer / Indexer / Coter

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Une bibliothèque est une collection organisée de documents. Pour organiser les collections (le fonds de la bibliothèque), tout document qui entre doit être catalogué.

Même si vous avez peu de documents, il est important de les classer.

Les bibliothèques utilisent un classement alphanumérique :

  • Le classement alphabétique : concerne les ouvrages de fiction. À ce titre, le classement des auteurssuit un certain nombre de règles assez précises. En cas de doute, ne pas hésiter à aller consulter les autorités BNF sur leur catalogue et l'aide en ligne.
  • Le classification décimal concerne les documentaires, en référence à un système d’organisation des connaissances, permettant une cohérence dans la présentation des documents.

 

 Que signifie indexer un document ?

C'est l'analyse du contenu d’un document puis sa transcription par une suite numérique ou/et un mot reflétant ce contenu. A chaque thème ou notion, correspond un indice et un mot matière ou sujet.

L’indice :

  •  un chiffre : utilisé dans un système de classification numérique : La Classification Décimale de Dewey(Ex : la Bibliothèque Départementale des Ardennes)Dewey 23ed 2

    Pour mémoire, la classification décimale de Dewey (la 23e édition date de 2011), instituée au 19e siècle par l’am
    éricain Melvil Dewey, est utilisée dans différents types de bibliothèques dans le monde. Elle fait l’objet de mises à jour régulières pour prendre en compte les évolutions de la société. Ce système normalisé et international d’indexation permet de classer et de rassembler les ouvrages documentaires en fonction de leur sujet.
    Nous utilisons la version abrégée (23e édition) de Annie Bethery.

Le mot matière :

  • un ou plusieurs mots-clés tirés de thésaurus ou de listes d’autorités-matières (ex. "Choix de vedettes-matière et mots-clés")Blanc Montmayeur2. A la BDHL, on utilise RAMEAU.

L’indexation permet ainsi de :

  • donner le contenu intellectuel d’un document
  • rassembler les documents traitant du même sujet
  • proposer un classement cohérent dans les rayonnages
  • effectuer une recherche thématique dans un catalogue (un mot-clé peut permettre de retrouver des ouvrages classés en différents endroits de la bibliothèque : ex. Chine : en géographie, histoire, art, économie...)

 

   Qu'est-ce qu'une cote ?

Elle est utilisée avant tout pour retrouver physiquement les documents sur les rayonnages et les classer. Dans la mesure du possible, elle se met  sur le dos du document.
L’utilisation et la pratique de la Dewey n’est pas toujours aisée et requiert un peu d’apprentissage et une certaine pratique.

Coter un livre

La Bibliothèque Départementale de Haute-Loire utilise sonpropre système de cotesintégrant bien sûr pour les documentaires la Classification Décimale de Dewey.

Coter un document sonore

Pour les documents sonores, les discothécaires se basent généralement sur la PDCM (Principes de classement des Documents Sonores) dont la version 4 simplifiée est utilisée par la BDHL.

Qu'est-ce que l'ISBD, l'UNIMARC ?

Ce sont tous deux des normes d'échange de données internationales. La normalisation a été une étape indispensable pour l'échange de notices entre bibliothèques et ordinateurs.

  • L'ISBDcontient 8 zones.
  • Le format MARC (MAchine Readable Cataloguing = Catalogage lisible par une machine) est un format d'échange mis au point en 1964 par la Bibliothèque du Congrès de Washington. Il permet d'exporter des notices à partir du pavé ISBD sans perdre trop d'informations quelque soit le logiciel de la bibliothèque avec qui on échange les notices. Aujourd'hui, 2 formats sont reconnus et maintenus par l'IFLA (The International Federation of Library Associations) : MARC 21 et UNIMARC .
    Le format UNIMARC, le plus utilisé en France, comprend 10 blocs numérotés de 0 à 9 comprenant eux-mêmes 100 champs (cliquer sur l'image ci-contre).

 

 L'avenir ? Métadonnées et autres

 1Un document numérique est une suite de fichiers : il est décrit par un identifiant unique et un ensemble de métadonnées.
Une métadonnée est un ensemble structuré d'informations décrivant une ressource quelconque.
Elles ne décrivent pas nécessairement des documents électroniques et ne sont pas forcément contenues dans le document.

  •  des métadonnées descriptives pour  :

- donner une description bibliographique approfondie et détaillée dans un format normalisé permettant l'échange de données ;
- rattacher le document à l'original ou à différentes versions d'un document ;
- donner accès à la copie numérique.

  • des métadonnées de structure pour  :

- rattacher les fichiers d'un même document entre eux ;
- reconstituer la structure du document : connaître tous les fichiers qui composent un document (fichiers textes, images...) ; connaître la relation physique entre ces fichiers (ordre d'affichage, fichier cible donnant accès à l'ensemble).

  • des métadonnées administratives pour  :

- gérer les droits : d'accès (droits d'auteur, confidentialité) et d'usage (droits d'impression, de reproduction, de modification...) ;
- préserver les informations techniques nécessaires à la lecture des fichiers ;
- garantir l'intégrité des fichiers et le suivi de leurs éventuelles modifications.

Deux modèles de métadonnées se détachent actuellement et pourraient devenir la norme de catalogage  :



1 Source : BNF : http://www.bnf.fr/fr/professionnels/numerisation_boite_outils/a.metadonnees_doc_numerique.html