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Informatiser sa bibliothèque

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Après avoir envisagé d'informatiser un fonds de documents et évalué les avantages apportés :

  • recherche documentaire améliorée
  • automatisation des opérations de Prêt/Retour
  • gestion et édition de statistiques facilitées
  • édition de bibliographies
  • rationalisation de la gestion de la bibliothèque
  • opportunité de réfléchir sur une réorganisation de la bibliothèque et son fonctionnement

 L'informatisation d'une bibliothèque suppose un certain nombre de réflexions en amont :

  • Evaluation le temps de travail nécessaire au catalogage rétrospectif (désherbage préalable, équipement des documents avec un code-barre, fermeture de la bibliothèque pour le catalogage des documents dans le logiciel).
  • Evaluation du coût (humain si une personne est recrutée) et matériel (prix de la licence du logiciel, jours de formation des bénévoles et/ou salarié(es)
  • Le choix dulogiciel de gestion doit être adapté aux besoins de la bibliothèque(liste plus détaillée )
  • Quels services vont être proposés (Internet, liseuses, tablettes, jeux, etc)
  • La réflexion et le coût de l'aménagement nécessaires à l'informatisation
  • Une liste détaillée des fonctionnalités prises en compte par le logiciel :  
    - respect des normes de catalogage (format UNIMARC, norme ISO 2709 et recommandation 995) pour les différents supports (livres, CD, DVD, etc.)
    - les réservations    
    - les prêts et les retours    
    - la gestion des documents en retard 
    - les statistiques et les éditions bibliographiques  
    - les commandes de documents   
    - l'interrogation du catalogue par le public (en interne et en public)                                                               

 Ce qu'il faut prévoir :

  •  Mise en place d'un échéancier global avec notamment l'élaboration d'un cahier des charges  et des différents dossiers de demande de subvention (DRAC et Conseil Départemental)
  • Le plan de financement (inscription sur le budget primitif, les différentes subventions du Conseil Départemental et/ou de la DRAC)
  • L'aménagement ou réaménagement des locaux (meubles spécifiques, câblage électrique, informatique et téléphonique, définition du nombre et de la configuration des postes )
  • Les conditions de la mise en place de cette informatisation (fermeture ou non de la Bibliothèque, journées de formation au logiciel)
  • Première évaluation du coût global : recrutement ou non d'un salarié, catalogage rétrospectif, réorganisation des postes de travail, de la bibliothèque
  • Une visite de Bibliothèques déjà informatisées et de taille équivalente sera souhaitable afin d'évaluer au plus près les avantages et les inconvénients des systèmes de gestion et leur fonctionnement au quotidien.

De même que nous vous conseillons vivement de prendre contact avec la Médiathèque Départementale pour toutes les étapes de l'informatisation auprès de Béatrice Valentin ou Thierry Laisné.